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Informe-seSetaPrograma de Gestão Documental


AVALIAÇÃO PARA DESTINAÇÃO FINAL DE AUTOS FINDOS

 

Seta Listagem de processos findos arquivados aptos a eliminação

 

2015

2014

2012

2010

2008

 

TABELAS

 

NORMAS E MODELOS

 

A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA JUSTIÇA DO TRABALHO DA 3ª REGIÃO

O Programa de Gestão Documental do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região é desenvolvido desde o ano de 2000, quando foi instituída a Comissão Técnica para a Gestão de Documentos Arquivísticos, por meio da Portaria da Presidência nº 118, de 18 de dezembro de 2000.

Com a edição do Provimento TST/CGJT nº 10, de 06 de dezembro de 2002, o Tribunal reestruturou o programa por meio do Ato Regulamentar nº 04, de 12 de dezembro de 2003, que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e aprovou o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região. A Comissão Permanente, coordenada pela Diretoria da Secretaria do Arquivo-Geral, passou a contar com representantes do Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional, da Diretoria-Geral, da Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa e da Diretoria da Secretaria de Coordenação de Informática, além de um representante do Centro de Memória, como órgão de assessoramento.

A aprovação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio dotou a Comissão de um instrumento central para a normalização das tarefas arquivísticas, que foram concentradas em duas frentes, sob a coordenação do Arquivo. Em primeiro lugar, os setores administrativos foram orientados para a aplicação da Tabela quando do arquivamento e remessa dos documentos ao Arquivo, procedendo ao descarte dos documentos não arquivísticos e remetendo apenas aqueles com prazo de guarda determinado na Tabela. Em segundo lugar, o Arquivo procedeu à avaliação do acervo administrativo acumulado entre os anos 1941 e 1980, do que resultaram  descartes de documentação desprovida de valor administrativo ou histórico. Os documentos de valor histórico foram recolhidos para guarda permanente no Arquivo do Tribunal e catalogados no Sistema Eletrônico de Arquivamento de Documentos (SEAD), na forma do Plano de Classificação aprovado.

Para o gerenciamento adequado da documentação de caráter permanente da Instituição, a Diretoria da Secretaria do Arquivo-Geral instituiu o seu Núcleo de Arquivo Permanente. O Núcleo desenvolve atividades de recolhimento, higienização, catalogação e guarda dos documentos tombados na forma da Tabela, além daqueles anteriormente tombados por decisões administrativas, tais como os antigos livros de protocolo e tramitação de ações, as atas de audiências e decisões proferidas em Primeira Instância e os acórdãos do Tribunal. O Núcleo responde ainda pelo atendimento aos usuários, funcionando como um arquivo público. Todo o trabalho desenvolvido tem objetivo a constituição de um Arquivo Histórico da Justiça Trabalhista Mineira, cujas bases já se encontram consolidadas.

No ano de 2005, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborou e aprovou os instrumentos para a gestão da área fim. Em face das mudanças perpetradas após a eleição e posse da Administração para o biênio 2006-2007, a coordenação da Comissão Permanente foi transferida para a Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa, por meio da Portaria nº 118, de 28 de março de 2006, que também indicou os novos representantes dos setores que a compõem.

Admitidos pela Administração do Tribunal, os instrumentos de gestão da área fim foram aprovados pelo Tribunal Pleno por meio da Resolução Administrativa nº 121/2007. A proposição original contém exposição de motivos, minuta de proposição para a gestão de autos findos de processos judiciais e da documentação da administração judiciária (publicada na forma da RA), com cinco anexos:

I. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Judiciária;

II. Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos de Processos Judiciais;

III. Termo de Eliminação de Documentos;

IV. Alterações no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio;

V. Termo de Eliminação de Autos Findos de Processos Judiciais.

A vigência da RA 121/2007 revogou expressamente a Portaria da Presidência nº 80/2001, atualizando os procedimentos para eliminação de autos findos de processos originários das Varas do Trabalho. Assim consolidadas as normas de gestão, retomou-se o trabalho de análise e avaliação da documentação administrativa e judiciária arquivada a partir do ano de 1982. De tal seleção restaram eliminados, em novembro de 2008, os documentos administrativos desprovidos de valor primário e secundário (Edital de Eliminação de Documentos nº 01/2008).

A temporalidade da guarda de autos findos de processos judiciais foi alterada por meio da Resolução Administrativa nº 77/2008, passando de 05 para 15 anos o prazo de arquivamento intermediário. A alteração visou atender a recomendação do Ministro João Oreste Dalazen, Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, constante da ata da correição ordinária realizada neste Regional no período de 16 a 20 de junho de 2008. Entretanto, em 25 de novembro de 2009, a própria Corregedoria-Geral publicou o Ato GCGJT nº 007/2009 – TST, que deu nova redação ao parágrafo único do art. 112 da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, para fixar em 5 (cinco) anos o prazo de guarda de autos de processos findos de primeiro e segundo graus. O prazo, então, foi novamente alterado no âmbito da Terceira Região por meio da Resolução Administrativa nº 152/2009, publicada no Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho em 29/12/2009.

Belo Horizonte, 19 de fevereiro de 2010.